出勤したら、スマホのボタンをタップするだけ。 株式会社モトハラでは、打刻から有給の申請・承認、月末の集計までをスマホで完結できる勤怠管理システムを開発しました。
タイムカードを押しに行く必要も、月末にタイムカードを並べて電卓で集計する必要もありません。打刻したデータがそのまま自動で集計されるので、社員の方も管理する方も、勤怠にかかる手間をぐっと減らせます。
この記事では、「社員の方の使い方」と「管理者の方の使い方」に分けて、実際の画面で操作の流れをご紹介します。
まずはデモ動画をご覧ください
実際にスマホで打刻から集計までを操作している様子を、1分ほどの動画にまとめています。
※動画・画面に出てくる会社名・社員名などは、すべてデモ用の架空のものです。
こんなお悩みはありませんか？
勤怠管理は毎日のことなので、小さな手間が積み重なりがちです。
- 月末になるとタイムカードの集計がたまって、残業時間の計算に何時間もかかる
- 有給の申請が紙やメール、口頭などバラバラで、だれが何日残っているのか把握しきれない
- 残業が多すぎる社員がいても、月末に集計するまで気づけない
- 現場に直行する日は、タイムカードを押せない
このシステムは、こうした「集計の手間」と「気づくのが遅れる」を解消するために作りました。
社員の方の使い方
社員の方がスマホで使う画面はとてもシンプルです。毎日の打刻と、ときどきの有給申請。基本はこの2つだけです。
① 出勤したら、大きなボタンをタップ
スマホで画面を開くと、現在の時刻と大きな「出勤」ボタンが表示されます。出勤したら、このボタンをタップするだけで打刻は完了です。
出勤を記録すると、ボタンが「休憩」と「退勤」に切り替わります。お昼休みに入るときは「休憩」、仕事が終わったら「退勤」をタップ。どのボタンも大きく、迷わず押せるように作っています。
② 今月の勤務時間は自動で集計
打刻画面の下には、今月の出勤日数・実働時間・残業時間が自動で表示されます。自分で計算する必要はありません。
残業時間は、36協定の目安（月45時間）に対してどのくらいかをゲージで表示します。「今月はちょっと残業が多いな」と、社員の方自身も早めに気づけます。
③ 有給もスマホで申請
有給休暇を取りたいときも、スマホから申請できます。画面のいちばん上に有給の残り日数が大きく表示されるので、「あと何日残っていたかな？」とわざわざ確認しに行く必要はありません。
申請の手順はかんたんです。
- カレンダーから休みたい日をタップする
- 理由を選ぶ（「私用のため」「通院のため」などをタップで選べます。入力は任意です）
- 「有給を申請する」ボタンを押す
申請が終わると「申請しました！上司の承認をお待ちください」と表示されます。承認されると、残り日数に自動で反映されます。
管理者の方の使い方
管理者の方は、社員の方の打刻や申請をもとに、チームの状況の確認・有給の承認・月末の集計を行います。こちらもスマホから操作できます。
④ チームの勤務状況がひと目でわかる
「チーム」の画面を開くと、いま勤務中・休憩中・未出勤の人数と、社員一人ひとりの状況がリアルタイムで表示されます。「あの人、今日はもう出勤しているかな？」と電話で確認する必要はありません。
残業時間が36協定の目安（月45時間）を超えた社員には「残業が多め」のお知らせが自動でつきます。月末を待たずに気づけるので、早めに声をかけたり、仕事の割り振りを見直したりできます。
⑤ 有給の申請は、ワンタップで承認
社員の方から届いた有給の申請は、「承認」の画面にまとめて表示されます。だれが・いつ・何日・どんな理由で休みたいのかを確認して、「承認する」ボタンをタップするだけです。外出先からでも、その場で承認できます。
⑥ 月末の集計・出力も自動
月末の集計も、打刻のデータから自動で行われます。社員ごとの実働時間と残業時間が一覧で表示されるので、タイムカードを並べて電卓をたたく作業はもういりません。
集計した勤怠データは、「勤怠集計CSVをダウンロード」ボタンでまとめて出力できます。給与計算や、社労士さんへのデータの受け渡しにもお使いいただけます。
主な機能
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 打刻 | 出勤・休憩・退勤をスマホでワンタップ |
| 勤務時間の集計 | 出勤日数・実働時間・残業時間を自動で集計 |
| 残業のお知らせ | 36協定の目安（月45時間）に対する残業時間をゲージで表示。目安を超えた社員は管理者の画面にも自動で表示 |
| 有給の管理 | 勤続年数に応じた法定の日数を自動で付与。残り日数はいつでも確認可能 |
| 有給の申請・承認 | 社員はスマホで申請、管理者はワンタップで承認。承認すると残り日数に自動反映 |
| チームの状況 | 勤務中・休憩中・未出勤をリアルタイムで表示 |
| 月末の集計・出力 | 社員ごとの勤怠を自動集計し、CSVで出力 |
| 給与計算 | 集計した勤怠をもとにした給与計算や、給与明細PDFの作成にも対応 |
勤怠管理をシステムにすると、何が変わるのか
いちばん大きいのは、月末の集計作業がほとんどなくなることです。
- 毎日の打刻がそのまま集計されるので、月末にまとめて計算する必要がありません
- 有給の申請・承認・残り日数の管理がひとつの場所にまとまり、紙やメールを探す手間がなくなります
- 残業が多い社員に、月末を待たずに気づけるので、働きすぎを早めに防げます
事務所に出勤する会社はもちろん、現場への直行・直帰が多い建設業や設備工事業、店舗が複数ある会社など、「タイムカードを押しに行くのが大変」というお仕事には特に便利にお使いいただけます。
御社の業務に合わせてカスタマイズできます
このシステムは、株式会社モトハラの業務システム「オーダーメイドDB自在」シリーズのひとつです。完成しているベースをもとに、御社の働き方に合わせて調整します。
- 勤務時間のルールや手当の計算方法などを、御社の決まりに合わせて調整できます
- 見積・請求や領収書の発行、経理など、ほかの業務システムと組み合わせて広げていくこともできます
- 「こんな機能がほしい」というご要望にも、オーダーメイドで柔軟に対応します
「タイムカードや紙の申請から卒業したい」「勤怠の集計に毎月時間がかかっている」という方は、ぜひ一度ご相談ください。実際の画面をお見せしながら、御社に合った使い方をご提案します。