見積書を作って、受注したらボタンひとつで請求書に。PDFを添付して、そのままメールで送るところまで。 株式会社モトハラでは、見積から請求までをこれひとつで完結できる見積請求アプリを開発しました。
見積の内容はそのまま請求書に引き継がれるので、同じ内容を打ち直す必要はありません。転記ミスも起きません。さらに、受注したのに請求書を出し忘れている案件があれば、アプリが自動で知らせてくれます。
この記事では、実際の画面で操作の流れと、アプリでできることをご紹介します。
まずはデモ動画をご覧ください
見積書の作成から請求書のメール送信までを、1分ほどの動画にまとめています。YouTubeとInstagramのどちらでもご覧いただけます。
※動画・画面に出てくる会社名・金額などは、すべてデモ用のサンプルです。
こんなお悩みはありませんか？
- 見積書はExcel、請求書は別のソフトで作っていて、同じ内容を何度も打ち直している
- 打ち直しのときに、金額や品名を書き間違えてしまったことがある
- 請求書をPDFにして、メールに添付して送る作業が毎月の手間になっている
- 受注したのに請求書を出し忘れていた、ということがあった
見積と請求がバラバラのツールに分かれていると、どうしても「二度手間」と「うっかり」が生まれます。このアプリは、その流れをひとつにつなげるために作りました。
見積から請求までの流れ
① 案件を選んで、見積書を作る
見積書は、案件を選ぶところから始めます。お客様の名前や案件名は自動で入るので、毎回入力する必要はありません。
② 明細を入れるだけで、金額は自動計算
品名・数量・単価を入れると、小計・消費税・合計が自動で計算されます。電卓はいりません。
③ 金額の「うっかり」を自動でチェック
見積書を登録すると、アプリが自動で内容をチェックします。たとえば、同じお客様の過去の受注済み見積と比べて金額の差が大きいときや、有効期限が入っていないときに、「確認してください」とお知らせします。
これは判定ではなく、あくまで参考のお知らせです。問題がなければ「対応不要にする」を押すだけで済みます。
④ PDFと同じ見た目で確認できる
作った見積書は、お客様にお送りするPDFと同じ見た目で、画面上で確認できます。「送ってみたら表示が崩れていた」という心配がありません。
⑤ 受注したら、ワンクリックで請求書に
お客様から注文をいただいたら、見積書の画面で「請求書に変換する」ボタンを押すだけです。見積の明細や金額がそのまま請求書に引き継がれます。
もう一度打ち直す必要がないので、転記ミスが起きません。
⑥ PDFを添付して、そのままメール送信
請求書はPDFを添付して、アプリからそのままメールで送れます。件名や本文は自動で入るので、確認して「送信する」を押すだけです。
送った請求書は、自動で「請求済」に切り替わります。「これ、もう送ったかな？」と迷うこともありません。
⑦ 請求漏れを自動でお知らせ
受注したのに、請求書がまだ作られていない案件があると、画面の上にお知らせが出ます。一覧から該当する案件をすぐに確認できるので、うっかりの請求漏れを防げます。
主な機能
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 見積書の作成 | 案件を選ぶと、お客様名・案件名を自動で入力 |
| 金額計算 | 明細から小計・消費税・合計を自動で計算 |
| リスクチェック | 過去の見積との金額差や、有効期限の入れ忘れなどを自動でお知らせ |
| プレビュー | PDFと同じ見た目で画面上で確認 |
| 請求書への変換 | ワンクリックで見積の内容をそのまま請求書へ引き継ぎ |
| メール送信 | 請求書PDFを添付してアプリから直接送信。送信すると自動で「請求済」に |
| 請求漏れチェック | 受注済みなのに請求書がない案件を自動でお知らせ |
見積と請求をひとつにすると、何が変わるのか
いちばん大きいのは、同じ内容を二度入力しなくてよくなることです。
- 見積書から請求書への打ち直しがなくなり、転記ミスもなくなります
- PDF作成からメール送信までがアプリの中で終わるので、送付の手間が減ります
- 送信済みかどうか、請求漏れがないかをアプリが見てくれるので、確認作業の負担が軽くなります
工務店・設備工事・リフォームなど、案件ごとに見積を出して、受注後に請求するお仕事には特に便利にお使いいただけます。
御社の業務に合わせてカスタマイズできます
このアプリは、株式会社モトハラの業務システム「オーダーメイドDB自在」シリーズのひとつで、すでに実際のお客様にもご利用いただいています。完成しているベースをもとに御社の業務の流れに合わせて調整するので、ゼロから作るよりも早く、無理なく導入できます。
- 「この項目を増やしたい」「うちの帳票の形にしたい」といった、既製品ソフトでは難しいご要望にも対応します
- 先日ご紹介したスマホで領収書を発行できるアプリや、勤怠管理など、ほかの業務とも組み合わせて広げていけます
「今のやり方に合うシステムが見つからない」という方こそ、ぜひ一度ご相談ください。実際の画面をお見せしながら、御社に合った使い方をご提案します。