領収書をもらったら、スマホで撮るだけ。あとはAIが読み取って、仕訳まで作ってくれます。 株式会社モトハラでは、領収書の整理から税理士さんに渡す資料づくりまでを手助けするAI経理システムを開発しました。
月末に領収書の束を前にして、日付と金額を1枚ずつ打ち込む作業は、もう必要ありません。勘定科目も、あらかじめ登録したルールに沿って自動で選ばれるので、「この経費は何費だっけ？」と毎回迷うこともなくなります。
この記事では、実際の画面で操作の流れと、システムでできることをご紹介します。
まずはデモ動画をご覧ください
領収書を撮影してから、仕訳の登録、税理士さんに渡す資料の出力までを、1分ほどの動画にまとめています。
※動画・画面に出てくる会社名・お店・領収書は、すべてデモ用の架空のものです。
こんなお悩みはありませんか？
- 領収書が財布や机の引き出しにたまって、月末にまとめて入力するのが大変
- 勘定科目をどれにするか毎回迷い、人によって付け方がバラバラになっている
- 税理士さんに渡す帳簿や領収書の準備に、毎回時間がかかっている
- 手入力なので、金額の打ち間違いが心配
経理の作業は、ひとつひとつは小さくても、ためこむほど大変になります。このシステムは、「もらったその場で片づける」ことで、その負担を減らすために作りました。
使い方
① よく使うお店の「仕訳ルール」を登録しておく
はじめに、よく使うお店と勘定科目の組み合わせを「仕訳ルール」として登録しておきます。たとえば「ひだまり珈琲は会議費」「〇〇文具は消耗品費」といった具合です。
お店の名前を入れて、勘定科目をタップで選び、「ルールを登録する」を押すだけです。
同じお店でも、会社によって何費にするかは違います。ルールを決めておけば、だれが入力しても同じ勘定科目になるので、仕訳のブレを防げます。
② 領収書をもらったら、その場でスマホで撮影
領収書を受け取ったら、その場でスマホで撮影します。「タップして撮影」を押すとカメラが起動するので、領収書を撮って「AIで読み取る」を押すだけです。
現場や外出先でも、もらったその場で済ませられるので、領収書をためこむ必要がありません。
③ AIが日付・お店・金額を自動で読み取る
AIが領収書の画像から、日付・お店の名前・金額・インボイスの登録番号などを読み取ります。1枚ずつ手で打ち込む手間が、大きく減らせます。
読み取りが終わると、結果が一覧で表示されます。①で登録したルールに当てはまるお店の場合は、そのルールどおりの勘定科目が選ばれます。
たとえばデモでは、AIは「接待交際費」を候補に出しましたが、「ひだまり珈琲は会議費」というルールが登録されていたので、ルールのほうが優先されて「会議費」になっています。
④ 内容を確認して、ボタンを押せば仕訳の登録が完了
読み取った内容と勘定科目、支払い方法（現金・カード・口座から・立替）を確認します。問題がなければ「この内容で仕訳する」を押すだけで、仕訳の登録は完了です。
AIの読み取り結果は、あくまで「候補」です。必ず人が内容を確認してから登録する仕組みにしているので、読み間違いがそのまま帳簿に入ってしまう心配がありません。違っていれば、その場で直してから登録できます。
⑤ 登録した経費は、表に自動でまとまる
登録した経費は、日付・内容・勘定科目・金額の表に自動でまとまります。「会議費がいくら」「旅費交通費がいくら」といった勘定科目ごとの合計も、ひと目でわかります。
⑥ 税理士さんに渡す資料も、まとめて出力
決算や申告の時期には、税理士さんに渡す資料が必要になります。このシステムでは、「税理士さんに渡す資料を出力」のボタンから、次のような資料をまとめてダウンロードできます。
- 仕訳帳
- 総勘定元帳
- 現金出納帳
- 損益計算書・貸借対照表
- 月次推移表
- 領収書などの証憑ファイル（画像）
会計ソフトに取り込むためのCSVも出力できます。
※税務上の最終的な判断や申告は、税理士さんが行います。このシステムは、その前の段階の資料づくりをお手伝いするものです。
主な機能
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 仕訳ルール | よく使うお店と勘定科目の組み合わせを登録。AIの候補よりルールを優先 |
| 領収書の撮影 | スマホのカメラで撮影して、そのままアップロード |
| AI読み取り | 日付・お店・金額・インボイスの登録番号などを自動で読み取り |
| 仕訳の登録 | 読み取り結果を確認して、ボタンひとつで仕訳を登録 |
| 支払い方法 | 現金・カード・口座から・立替（個人）から選択 |
| 経費の一覧 | 日付・内容・勘定科目・金額の表に自動でまとめ、勘定科目ごとの合計も表示 |
| 資料の出力 | 仕訳帳・総勘定元帳・現金出納帳・損益計算書・貸借対照表・月次推移表・証憑ファイルをまとめて出力 |
| 会計ソフト連携 | 会計ソフト用のCSVを出力 |
経理をシステムにすると、何が変わるのか
いちばん大きいのは、領収書を「ためない」経理になることです。
- もらったその場で撮影して登録するので、月末にまとめて入力する作業がなくなります
- 仕訳ルールで勘定科目が決まるので、担当者によるブレや、毎回迷う時間がなくなります
- 帳簿と領収書の画像がひとつの場所にまとまっているので、税理士さんに渡す資料もすぐにそろいます
現場や外回りが多く、社員の方が立て替えた経費の精算に手間がかかっている会社や、経理の専任の方がいない小さな会社には、特に便利にお使いいただけます。
御社の業務に合わせてカスタマイズできます
このシステムは、株式会社モトハラの業務システム「オーダーメイドDB自在」シリーズのひとつです。完成しているベースをもとに、御社の経理のやり方に合わせて調整します。
- 勘定科目や仕訳ルールを、御社のやり方に合わせて設定できます
- 見積・請求や勤怠管理など、ほかの業務システムと組み合わせて広げていくこともできます
- 「こんな機能がほしい」というご要望にも、オーダーメイドで柔軟に対応します
「経理の手間を減らしたい」「領収書の整理に困っている」という方は、ぜひ一度ご相談ください。実際の画面をお見せしながら、御社に合った使い方をご提案します。